公文寫作規范

公文寫作規范

一、公文的概念

公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規范格式的文件材料,是辦理公務的重要工具。公文的基本含義,可以從四個方面來理解：

(一)公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。

(二)公文形成的條件是行使職權和實施管理。

(三)公文是具有法定效用與規范格式的文件材料，這是公文區別于其他文章和圖書資料的主要特點。

(四)公文是辦理公務的重要工具之一。

公文質量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質量主要體現在公文的思想內容與文字表達兩個方面。在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規范。

二、公文的主要文種：

國務院2000年頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了13個文種。

（一）命令（令）

適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（三）公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（一般適用中央、省級人民政府）

（四）通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。通知是一種使

用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發文機關、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是什么單位通知什么事情或要求做什么事情。避免簡單地使用“通知”作標題，不寫被通知單位。通知要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（八）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（九）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（十）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（十一）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笔菍χ匾膯栴}提出見解和處理辦法的公文文種?？捎糜谏闲形?、平行文和下行文。

（十二）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十三）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

三、公文的分類：

(一) 從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。

(二) 從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內部文件。

(三)從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(四)從公文的制發機關的性質和公文作用來劃分：法規文件、行政文件、黨的文件。法規文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規文件。

(五)從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

常見的公文分類還有：

(一)從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

(二)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。

(三)從文件的發送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉件、轉發件。

(四)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。

四、公文格式

公文的書面格式一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

（一）發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。比如：“淮南市審計局文件”。

（二）發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角“〔〕”括入。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（三）簽發人

上行文應注明簽發人姓名。

（四）公文標題

公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應標明發文機關；公文標題中，除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號。

（五）主送機關

主送機關應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。確定文件的主送機關后，還要正確選擇標注主送機關的形式。主送機關常見的標注形式有三種：一是全稱。如主送機關“淮南市人民政府”即為全稱。

二是規范化簡稱。如“市政府”，就屬規范化簡稱。

三是統稱。統稱就是同級或者同類型機關概括性的總稱，一般用于下行文。

統稱具體又分兩種：一種為“泛稱主送”，指文件主送給同一級的各單位，如“各省、自治區、直轄市人民政府”；另一種為“遞降稱主送”，指文件主送給垂直幾級的同類各單位，如“各市、縣人民政府”?！胺悍Q主送”時常涉及到

同一級不同類的若干機關，必須注意排列順序。一般來說，首先是“先外后內”，即把同是下一級的各地方政府放在前，本機關的職能部門放在后。其次是依黨政軍群之先后順序。在“泛稱主送”中，標點符號的使用也是有規律的。通常是同級同類機關之間用頓號，同級不同類的機關之間用逗號，主送機關結束之后用冒號。如“鳳臺縣、各區審計局，市經濟責任審計局，市局各科、室、局：”。

“遞降稱主送”的排列，起突出作用的還是按級別排列的原則。

（六）公文正文

正文是公文的主體部分，應符合國家法律、法規和方針、政策，力求簡明扼要，觀點鮮明，用語準確，層次清楚，結構嚴謹。

正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經常出現的錯誤有亂用次序數，比如“一、”以后就是“1.”。亂加標點符號，比如“(一)”“(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。

公文中的數字，除成文日期、定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語、中國歷史紀年的數字

必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

1.定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語的數字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2.中國歷史紀年、干支紀年，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。

3.含有月日簡稱表示事件、節日或其它特定意義的詞組，應用漢字數字。如：“一二?九運動”（12月9曰）等。

4.相鄰的兩個數字并列連用表示概數的，須使用漢字數字。如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5.公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。

（七）附件

公文如有附件，應在正文之后，下空一行，成文日期之前注明附件順序和名稱。附件一般與正文一起裝訂，并在附件左上角頂格標識“附件”字樣，有多個附件時應標識序號。

（八）成文日期

成文日期以領導人簽發的日期為準,用漢字將年、月、日標全?！傲恪睂憺椤癘”，不能寫為“0”。用漢字的小寫數字而不用大寫數字?！傲恪笔菨h字的大寫數字，與漢字中的其他大寫數

字“壹、貳、叁”等搭配使用?！啊稹笔菨h字的小寫數字，與漢字中的其他小寫數字“一、二、三”等搭配使用。在標識成文時間時，最容易出錯的是將“○”寫為“０”，如將“二○○二年”誤寫為“二００二年”?！埃啊笔前⒗當底?，應與其它阿拉伯數字“１、２、３”等搭配使用，而不能與漢字的數字“二”搭配使用。

（九）公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它是加蓋發文機關印章。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，主辦機關印章在前。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋在其上。當正文排版后占滿全頁不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十）公文如有附注，如“此件不得登報”、“此件發至鄉鎮”等，應標注在成文日期左下方、主題詞之上，并加圓括號。如屬請示件，應在該處注明聯系人的姓名和電話。聯系人一般以本機關經辦部門負責人為宜。

（十一）主題詞

公文應標引主題詞。標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內容的詞，最后標反映公文種類的詞。

（十二）抄送機關

抄送欄設于公文末頁下端、印制版記之上。抄送機關多的，應依上級機關、平級機關、下級機關次序排列；同一層次的依黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、群團組織順序排列。

（十三）印發機關和印發日期

公文一般應有印制版記。印制版記列于抄送欄之下，左側注明印發機關全稱或規范化簡稱，右側注明印發日期，右下角注明印發份數。15-10-26 公文寫作規范

五、行文規則

（一）上行文規則

請示和報告等上行文一般不得越級行文?！罢埵尽睉斠晃囊皇?，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

（二）下行文規則

政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

（三）聯合行文規則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。但部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

六、幾種常用文種的區別：

公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發文機關的職權，三是與主送機關的行文關系。經常出現的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間的區別。

一是作用不同?！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容不同?！罢埵尽笔潜締挝粺o力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同?！罢埵尽睉晃囊皇?；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文?！昂笨煞譃樯毯?、詢答函、請批函?！昂痹诠耐鶃碇惺褂帽容^廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的?！罢埵尽迸c“請求批準函”有嚴格的區別，主要有：

一是類型不同?！罢埵尽笔巧闲形?；“請求批準函”是平行文。

二是主送機關不同?！罢埵尽钡闹魉蜋C關是具有領導、指導關系的上級；“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內容范圍不同?！罢埵尽笔钦埱笈鷾?、指示；“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

四是行文語氣不同?！罢埵尽钡挠谜Z應尊敬上級機關；“請求批準函”應互相尊重。

五是辦復方式不同?！罢埵尽钡氖马椨缮霞墮C關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）。

（三）報告與總結

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等?！翱偨Y”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2010年XX工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2010年XX工作情況的報告”，這樣就比較規范了。

七、審計機關公文注意事項15-10-26 公文寫作規范

請大家每天登陸公文處理系統，及時辦理公文。閱辦后點擊辦文結束。公文行政公文與業務公文注意不要混淆。自制公文辦結,交辦公室二份存檔。上報市政府文件應當為三份。在具體的公文中還要注意以下幾點：

（一）審計報告征求意見書：公文審批單應當列明標題、主送單位，以便存檔時查找。審計報告征求意見稿應當作為附件。

（二）審計通知書：標題應當為“淮南市審計局對XX進行審計的通知”。其他文件的介詞一般用“關于”。

（三）審計報告：

公文審批單應當列明標題、主送單位。正文中無標題、主送單位。

收繳違紀資金應當表述為“收繳入庫”。

報告正文中不需注明憑證號。

在引用法律和法規時，應列明文件名稱（全稱）、具體條款號及條款內容；在引用規章和規范性文件時，應列明發文單位、文件名稱、發文號、具體條款號及條款內容。

注重禮貌原則。提出建議一般使用應當、可以等詞語，少用或不用必須、要等能愿動詞。作為處理公共事務的公文，表述應該清楚明白，但現實情況是復雜的，因而對一些問題的闡述應掌握分寸，留有一定的余地，以便被審計部門能夠按照報告提出的原則或精神，結合各單位的具體情況，處理各種各樣的實際問題。當然，涉及到審計處理處罰的決定因為具有強制性，不受以上限制。

注意歧義問題：歧義是指語句有兩種或多種意義，可同時形成兩種或多種解釋的一種語言現象。公文語言是一種非常講究精確性的語言，因為公文的目的就是要使受文者接受作者的影響。要使這種影響有效，一個重要的前提條件就是意思的表達要高度精確，使每一個句子甚至每一個詞在表意上具有唯一性，以避免受文者“見仁見智”，按各自的理解而不是作者的意圖去行事。比如，“我們要學習文件”這句話就有三種理解：一是我們打算學習一下文件；二是我們索要供學習的文件；三是我們應當學習一下文件。如有的規范性文件中說“我們要嚴厲打擊少數犯罪分子”，人們當然可以將這種表述理解為“只打擊少數而放縱多數”。如“人大”在沒有精確交代語境的情況下可理解為“中國人民大學”，也可以理解為“人民代表大會”。

（四）注意審計報告與行政公文的不同。不要不做改動，用業務公文的底稿直接粘貼復制作為上行文上報市政府。

一是適當修改，改變語氣。由平行文改為上行文。如：改變我局、你單位的稱呼。

二是行政公文與業務公文相比簡潔明了，表述事項、實例詳略得當。行政公文是以處理公務為目的，為實現高速快捷的辦事原則，公文敘事應“簡言達旨”，要以最精短的文字，去陳述具體的內容。

三是業務報告中“對本次審計發現的問題，請自收到本報告之日起**日內，將整改情況書面報告我局。本報告及有關整改情況隨后將以適當方式公告?！毙姓膽攧h去，報告不是請示，是否公告局長辦公會自主決定。重大問題的公告，按程序另行請示。七

夕，只因有你，

總有一些人牽腸掛肚難以忘記，

總有一些日子溫暖甜蜜最為珍惜

從春夏到秋冬，從陌生到熟悉，

雖不能時時聯系，卻總在特別的日子想起你，

七夕快樂，我的朋友。

七夕，只因有你，

因為有你，再苦生活也不覺得累，

再大的險阻也無所畏，

再大的波折也不擔憂，

再痛的經歷也會忘記，

因為有你，我就擁有了整個世界，

謝謝你出現在我的生命里。

七夕快樂，我的朋友。

七夕，只因有你，

相識，是最珍貴的緣分，

牽掛，是最真摯的心動，

思念，是最美麗的心情，

問候，是最動聽的語言，

在這七夕到來之際，最美的祝福送給你，七夕快樂，我的朋友。

七夕，只因有你，

雨點輕敲窗，風吹散了夢想，

唯有你的模樣依舊在腦海里徜徉，

夜深人靜時，你占滿了心房，

舍半生輕狂，半世時光，

只為擁有一段和你相處的珍貴情緣，

七夕快樂，我的朋友。

七夕，只因有你，

雖然相距很遠，但兩顆心卻緊緊相連

雖然不常見面，音容笑貌猶如眼前，

悄悄的挾一縷情絲，放飛在炎炎夏日

默默的拽一絲牽掛，懸掛在無垠宇宙

靜靜的捎一聲問候，盛開在七夕佳節

七夕快樂，我的朋友。

七夕，只因有你，

祝福，是一種真實的心意，

是一種甘甜的快樂，

是一種浪漫的味道，

是一種溫馨的記憶，

是一種美麗的幸福，

更是我們情誼永遠不變的紐帶，

七夕快樂，我的朋友。

七夕，只因有你，

愛是種體會，即使心碎也覺得甜蜜，

愛是種感受，即使痛苦也覺得幸福，

愛是種緣分，即使分離也覺得快樂，

七夕到了，最真誠的祝福送給你，

七夕快樂，我的朋友。

七夕，只因有你，

愿天下有情人終成眷屬，

愿單身人士找到愛的方向，

愿情侶們找到幸福的天堂，

愿夫妻找到溫暖的避風巷，

愿歲月撫平生活的憂傷，愿愛的花瓣輕舞飛揚，