加強企業檔案規范化管理存在的問題及對策建議思考
時間:2021-05-10 13:01:09 來源:勤學考試網 本文已影響 人
加強企業檔案規范化管理存在的問題 及對策建議思考 隨著社會經濟的快速發展,財務檔案管理的地位顯著提升,在新時期必須充分發揮財務檔案管理工作的重要作用,深入挖掘檔案管理的隱藏信息,有利于提高財務管理質量,推進企業的全面發展。文章對檔案管理規范工作存在的問題和不足進行深入分析并提出相應的解決對策,幫助企業財務管理水平全面提升。
在財務管理工作中提高檔案管理規范,能夠確保檔案管理質量更高,同時也能夠符合企業的全面發展,企業的發展需要確保財務數據及相應資料真實準確,為企業的經營管理和決策提供重要參考依據。在不斷發展的過程中,企業逐步累積了眾多檔案資源,準確地對企業的業務活動進行記錄,具有較高的保存價值。所以,必須重視財務檔案的管理。通過提高企業財務管理水平和完善檔案管理策略,能夠創新企業發展模式,提高企業的檔案的管理水平。
一、企業檔案管理的重要作用 (一)企業檔案管理的重要內容 在企業檔案管理的過程中,最主要的內容包括資金使用流程、財務報表、會計賬目、銀行存款對賬單、電子檔案記錄、財務電子檔案數據相關備份、財務數據維護記錄以及會計審核后的檔案等。財務檔案能夠幫助對企業的內部經濟業務進行全面掌握,促進企業財務工作水平全面增強,還能夠確保財務管理活動更加科學高效。財務檔案工作能夠確保各種經濟行為得以有效解決,推動企業的全面發展,財務檔案工作的有效開展,能夠為企業,甚至整個行業的決策提供重要的參考依據。因此,企業檔案管理工作需采用立體化模式服務于企業管理者,創建完善的數據庫,對檔案信息進行集中處理,形成機密性和嚴謹性的檔案管理系統,確保企業的檔案管理工作效果全面提高。
(二)利用大數據技術可以提高檔案管理質量 在快速發展的過程中,財務人員在不斷改進自身的思想,積極創新傳統的工作模式和工作理念,充分發揮大數據的優勢,自動對不同類型、不同科目的數據進行歸納整合。這樣既規范了檔案管理的操作,又提高了檔案管理的質量,對財務檔案的有效利用,為企業財務管理水平的提升打下基礎。同時,大數據技術還可以根據企業的實際發展情況進行特定分析,確保財務檔案管理與企業實際發展保持一致。
二、企業檔案管理的主要問題 (一)人員意識的挑戰 任何一個數據對企業而言都至關重要,無論是數字、文本、圖像還是照片、磁盤等形式,都能夠幫助企業做出相應的調整。隨著企業的不斷發展,企業數據越積越多,對數據存儲管理也非常關鍵。傳統數據存儲主要依托于虛擬環境下的數據保護,有利于增強數據的備用性能。但是這種數據存儲方式容量比較小,必須依靠人工才能夠實現存儲。財務檔案信息具有規模大、速度快、形式多樣且繁雜等特點。要想滿足企業財務管理需求,最主要的就是根據企業自身的實際情況,制定科學合理的檔案管理策略。隨著企業改革力度不斷加大,企業檔案管理工作的難度也在與日俱增。企業中,檔案管理相較于一般檔案管理而言,具有明顯的特殊性和重要性,很多企業從管理層到基層員工在對待檔案管理工作上仍不夠重視,還未完全轉變自身的思想觀念,導致傳統觀念意識水平無法及時轉移,甚至造成財務檔案信息丟失的情況。同時,企業自上而下缺乏把財務檔案工作與財務管理工作兩者相結合的意識,并未通過財務檔案工作,合理、高效地為企業財務管理提供幫助和服務。既影響企業檔案管理的效果,又嚴重制約了企業財務管理水平的提升。
(二)知識結構的挑戰 隨著國家機構、社會團體和個人組織參與經濟的方式發生顯著變化,財務檔案產生價值也必然有相應的調整?,F代企業檔案管理人員既需要懂財務、檔案等專業知識,又需要具備在計算機信息化等方面有較強地實操能力。如果檔案管理人員自身的知識結構停留在傳統的知識層面上,很容易引發工作漏洞,無法做到與時俱進。
(三)信息保密工作的挑戰 在企業檔案管理的過程中,最主要的就是加強檔案管理保密工作,尤其是對財務檔案的保密工作。很多企業盡管有保密工作制度,但還不夠完善,尤其是對保密制度貫徹落實不夠深入,使檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。特別是涉及財務檔案信息,既沒有制定相應的檔案管理保密規章制度,又沒有對相關人員進行特定的保密工作培訓。同時,在信息技術發達的當下,企業利用計算機網絡來提高檔案管理的工作效率,但同樣也會加劇財務檔案、數據等泄露的風險。例如,某些不法分子會對企業內部財務檔案產生強烈的好奇心,采取多種方式對檔案信息進行竊取,尤其是可以利用木馬、病毒等程序對電子檔案信息加以破壞,如果不及時有效防范,必然會對企業財務檔案信息保密工作造成嚴重干擾。為此,企業信息保密技術只有不斷與時俱進,才能有效減少信息泄露帶來的損失。
三、提升財務管理水平的重要策略 (一)加強檔案管理工作的正確認識 只有轉變檔案管理人員的思想觀念,樹立正確的意識,全面理解檔案管理的重要作用。檔案管理人員自身也需要不斷端正工作態度,提高職業素養。企業財務檔案管理工作關系著企業的發展,為此企業必須注重對財務檔案的充分管理,確保檔案管理工作有序推進。促進各個部門的協調配合,保證對財務數據信息進行充分整合,提高財務檔案資源管理的整體質量。
為企業數據提供支撐,為企業經濟決策提供可行性建議,真正提高企業管理質量與水平。其次必須改進計算機等硬件設備,提高檔案管理信息化運行效率。并搭建統一的檔案管理信息系統,詳細規劃檔案工作的具體內容,確保檔案規范化操作。規范檔案管理就是確保企業穩定運轉,實現經濟效益全面提升。在社會經濟發展背景下,企業持續深入的改革,滿足企業自身的發展需要。檔案管理作為企業最重要的工作內容之一,如果檔案管理不完善、效率不高,勢必阻礙企業各項工作地順利開展。
(二)實現財務管理部門的專業技術水平提升 企業檔案管理人員需要強化專業技術水平以及業務處理能力,定期對檔案人員培訓能夠加強檔案人員的綜合素質。此外還要制定完善的獎懲機制,確保綜合素質高、業務能力強的員工不斷提高自身的綜合實力。讓所有人都能夠充分意識到檔案管理的重要作用,激發員工的工作熱情。同時,企業內部相應的監督和管理也可以提高檔案管理工作的整體質量,減少工作失誤,提高檔案管理成效。
(三)加強檔案管理機構的建設 在企業開展檔案管理工作時,必須優先完善檔案管理機構的建設。因為檔案管理工作涉及到的內容非常多,只有形成合理的工作思路,建立相應的管理機構,才能提高檔案管理的效率和水平。
企業作為有機構成的經濟實體,是社會發展的產物。隨著企業轉型升級改革程度不斷深入,信息技術應用日益廣泛,這也使得檔案管理工作出現許多問題。在完善檔案管理機構建設的過程中,企業還應該積極結合自身的實際情況,構建相應的管理制度規范。同時,企業還應加強法律政策的執行力度,最大程度上減少違規操作的情況,確保檔案管理水平全面提高。積極完善相應的法律法規,構建科學合理的檔案管理制度和下設機構,讓檔案管理工作做到有章可循,同時保證企業內部縱向、橫向有效地通信和協調。
(四)注意基礎工作,加強會計核算的規范性 會計檔案屬于企業的重要經濟檔案,是檢查企業過去經濟活動的重要依據,作為財務檔案的重要一部分,提高會計檔案質量,對檔案管理事半功倍,對企業財務管理水平提升起到重要推動作用。
通過提高會計核算的準確性,保質保量完成會計檔案的歸整。利用計算機建立完整的信息檔案資料庫對各種檔案資料進行整合與歸類,強化檔案管理的質量與水平,對各種檔案信息資源進行搜集。為了提高檔案,信息化管理的安全性與穩定性必須落實檔案信息化管理服務體系,建立健全檔案管理機制同時要有相關的配套管理制度,確保檔案信息的完整性,此外還應該對檔案管理進行定期篩查,確保資料完整。
四、結語 企業財務檔案管理必須要“內外部”相結合。在外部環境上,依托大數據技術推動數據優化與存儲,提高現代企業檔案管理的質量與水平;
在內部環境上,結合企業財務管理實際,構建特色企業檔案管理模式,相互促進,提升企業競爭實力。