公文抄送格式10篇

公文抄送格式工作郵件的發送、抄送和密送導語：人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事。職場人士為什么要學習發郵件？美下面是小編為大家整理的公文抄送格式10篇,供大家參考。

公文抄送格式篇1

工作郵件的發送、抄送和密送

導語：人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事

人人都要用郵件，人人都有說不完的郵件故事。

職場人士為什么要學習發郵件？美國人總結的中國人典型特征中有一條，“即使面對面坐著，也不直接交談而要使用郵件?！倍@在很多外企之中是非常流行的文化，和總部打交道，郵件往往是最快捷和便宜的方式，很多會計師事務所和律師事務所都會為員工配備黑莓手機，而使用這一手機的唯一方便之處就是其郵件功能的便捷性。當然有人要說MSN和QQ這樣的即時通訊工具要比郵件更方便，但是，很多外企的計算機上是不允許安裝這兩個軟件的，企業的良苦用心，大概是為了防止上班時間的私人聊天，有許多商業機密的企業，更忌諱這樣的軟件，因為他們傳播信息更方便更快。

廣州的阿亦在一家外企總部做事，初到公司時，曾因為疏于和老板用郵件溝通而直接被叫進老板辦公室挨罵，一切只因“你做再多事情，如果郵件不向老板匯報和溝通。那就相當于你什么也沒做”。

雖然美國人很納悶中國人為什么成為了最熱衷發郵件的國家，但事實卻是，在中國的外企從高管到剛入行的職員，才是發郵件的主體存在。通常來說，外企在中國做生意，和外界人溝通上要花費更多力氣。你看國企或者事業單位的那些人，他們的公司郵件通常只是接受一些上層領導指示罷了，和過去的黑板通知并無太大分別。

郵件來往之中誕生了無數狗血的劇情，光看郵件上方排的那一排按鈕，就能想到對應出多少故事。大多數人對郵件的數項功能都十分得心應手，何時抄送，何時密送，如何自動發送。君不見有個來自四大的故事瘋傳，某老板開會時公開表揚一同事夜夜勤奮加班，皆因郵件發送時間來自半夜三點。直到某次，一同事發現該君即使和朋友在夜店HIGH翻依然能準時在3點將郵件發出，一番逼問之下，才明白原來自動發送可以這樣用。從此，職場人士都磨拳霍霍地打算將這瞞天過海的一招用起來，反正被糊弄的是老板。

正常的工作郵件發出前，務必好好檢查。錯別字之類的還是小事，如果需要發附件卻忘了發的重要郵件，那就是嚴重錯誤了。而接下來我要講的故事簡直是此類事件中的終極悲劇版，希望能夠提醒各位檢查郵件是多么的重要。一位證券律師在周五晚接到從香港券商那兒打來的電話，希望這位律師能在周日之前把需要的數百頁的法律文件確認無誤后發郵件給券商做最終確認，這意味著，一個周末又要泡湯了，這個律師在極端憤慨之下，把這些文件放進了一個文件夾，并起了一個非常情緒化的名字，“確認你妹啊”，然后做成壓縮包后改好文件夾名——“確認文件”作為附件發了過去。對方收到郵件下載完附件，待他一解壓完看到原文件名，這位律師就收到了咆哮的長途電話。他想反駁也來不及，只能等著告狀的郵件發到老板那兒，再看到自己的名字災難般地出現在抄送名單上。

說到抄送，簡直是所有郵件災難故事最有力的協助者。同事之間常有抄送行為，有時是為了工作方便，同事A同時將一封郵件抄送給B和C，只能說明他們之間需要互相協作完成一件事情，但如果A將郵件發送給了B，卻抄送給了B的老板C，那意味就深遠了，通常有可能的情況是，A和B在合作的過程中發生了一些不愉快，告知老板的目的只是為了給對方一些震懾，這一招在各大公司當中都屢試不爽，而且往往成為一件懸而不決的事情得到解決的最快速手段。

抄送不僅僅可以用于新郵件，更可以用于回復當中。在女作家趙趙《穿動物園的女編輯》一書中就描寫過原配斗小三的故事，原配把小三發來的挑釁郵件直接回復了所有人，只是修改了其中的文法與錯誤。不過大部分郵件如今都有郵件自動檢查功能，錯誤的拼寫郵件下方都會有紅線標注。但這種原配與小三利用郵件抄送大家的現實絲毫沒有輸給小說，去年著名的渣打郵件門成了這類故事的標志之作——一個在瑞信銀行工作的白領給所有的朋友群發郵件，怒斥丈夫和小三背叛自己的各種行為；丈夫和小三分別回信給所有同事親戚朋友，讓此女停止糾纏速速離婚……本來是一樁常見的斗小三狗血事件，但是重點在于，三位主角均是金融業高級白領，來往信件皆為英文，各種優雅的語法和艱深的英文詞匯被用作三角戀斗法，當時讓網友們大開眼界。

抄送更多時候只是手段，而不是最終目的。阿亦給我講了一個他與其他部門同事合作時發生的插曲，在某次急需同事提供某文件支持時，這位同事不慌不忙地一直以各種借口拖延工作，阿亦忍無可忍，發了一封緊急郵件，同時抄送了對方部門的領導和自己的領導，在這樣一封郵件下，同事在十分鐘之內就將所需文件以附件形式傳了過來，并回復了原郵件中的所有人。正當阿亦以為這件事可以圓滿結束時，同事又追了一封單獨的郵件給他，并在文中寫，剛才的文件有誤，請以我明天發的郵件為準。阿亦跟我回憶起當時的場景時，惡狠狠地說：“他以為我還是菜鳥呢，我也不是省油的燈。我直接把他這封新郵件再次抄送給了幾位領導，并在文中以特大號，醒目顏色字體標注，我需要在COB（close of business）前收到這個文件，請同事××不要再發錯郵件了?！边@下，那同事再也沒話說了。

看吧，郵件在企業之中就是這樣被應用得如此廣泛，有時候他們自己也會懷疑這樣的郵件往來是否會成為形式上的累贅，RE來RE去，也常常討論不出所以然來。而且郵件還常常因為文字的局限性造成兩人之間不應有的誤會，最有效的方式還是面對面，直接溝通。這點幾乎人人都承認，但為什么人們還是如此熱衷于郵件往來呢？答案很簡單，這是最有效地證明你自己干過什么的工具，一旦出了什么問題，最容易發現在哪個環節出現了問題，該由誰承擔什么樣的責任。如果遇到打官司這樣的嚴重情況，郵件甚至能夠作為呈堂證供。即使你刪掉郵件也沒有用，在技術達人那里，只要你發過這封郵件，那它就會永遠藏在服務器的某個角落，隨時能調出來用。 當然，有人也看不懂外企的郵件，因為有時候一封郵件被轉發的次數太多，而且里面還含有大量的縮寫，比如fyi、fyc、asap、bau、cob，如果身在老板級別，可能用到的縮寫還會更多?？床欢那闆r也無非兩種，一、要么英語還沒成為你的工作語言；

二、你還沒進入到這個精彩的郵件世界。

如何判斷員工不是在發工作郵件 1.打字非常輕快且有停頓:在聊天 2.鍵盤鼠標并用且不停點擊:在玩游戲 3.不?；瑒訚L輪或Pagedown鍵:在看帖子 4.不停按刷新/F5:在上微博 5.一動不動，緊盯屏幕:在看電影 6.表情時而嚴肅，時而輕松：在看股票 7.手放在鍵盤上但長時間未動:睡著了

經濟觀察報 哥倫布/文

公文抄送格式篇2

公文中的“抄送”和“主送”還有“抄報”區分 抄報：是把文件在主要報送（一般文件主送單位要在開題寫明，如：中共吉林大學黨委組織部：根據……）主管部門的同時，向其他相關上級部門報知此事，以便于今后的工作。

抄送：是指把文件送與相關平級、下級部門，知會此事，便于信息共同，利于以前工作的結果溝通，當前工作進展協調和今后工作的步調一致等。

二者區別之關鍵在于一個“報”和“送”。

一、主送:

行文應當根據公文的內容及發文、收文機關的隸屬關系及職權范圍確定主送機關，上行文應當堅持一個主送機關的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文機關之間相互推諉或產生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。確定上行文主送機關的規范是：

1、請示，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。

2、受雙重領導的機關向上級機關行文，應當根據公文內容，即針對具體公務活動的職權歸屬寫明主送機關和抄送機關。

3、除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名

義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

二、抄送

抄送機關是指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。抄送范圍得當，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

1、應當抄送的情況

（1）除主送機關外，需要執行或知曉公文的其他機關，應列為抄送機關；

（2）向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關；

（3）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一個上級機關；

（4）下級機關因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越過的上級機關；

（5）上級機關越級向下級機關行文時，可以抄送受文機關的直接上級機關。

2、不應當抄送的情況

（1）請示不得抄送其下級機關；

（2）接受抄送公文的機關不必再向其他機關轉抄、轉送；

（3）凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送

公文抄送格式篇3

工作郵件的抄送規范

各位同事：

大家好！

發送及接收郵件是我們平日重要的工作；同時也是我們發布和知會工作信息的重要的途徑； 為了讓工作信息準確無誤的傳遞到相應人員和相關領導，做到信息來源對稱、信息傳遞順暢、不重復、無疏漏，提高我們的辦公高效率。

現將我司關于工作郵件的傳遞流程和抄送級別規范如下： 工作郵件抄送級別的規范：

A．全體員工:在發送工作郵件時，如主送人是張總，請一律抄送給謝總。

B．行政部、人事部，財務部門員工：在發送工作郵件時，除主送給相關人員外，請一律抄送給謝總及張總。

以上規范請各位員工知悉并執行，感謝大家的配合！

行政部

2015年04月07日

公文抄送格式篇4

電子郵件的禮儀

——讓我們高效地溝通

現狀問題：

1． 主題不明確或缺失或冗長；

2． 未針對事件相關人群發送，不知何時抄送直屬領導； 3． 內容不夠規范，如：稱呼、開頭語、結束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點/主旨不明確； 5． 對外發送的附件圖片雜亂、不規整。

工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實力，直接影響到客戶對公司、同事對自己的評估。所以，我們必須重視日常工作中的商務電子郵件的寫作。結合我們員工在使用電子郵件時存在的上述幾點問題，本文將簡要敘述電郵格式及應遵循的有關原則。

一．標題

◆不要缺失標題，這是最失禮的。

◆一封電郵盡可能只針對一個主題，不在一封電郵內談及多件事情。 ◆要反映郵件內容和重要性，不要使用含糊不清的標題，如 “某某收”。 ◆回復郵件時，可根據內容需要更改標題，不要“RE RE”或者“答復 答復”一大串。 ◆正確地標題寫法，例如“關于xx會議的通知”、 “xx項目預警”等。 標題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡明扼要、意思明確的標題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

二．稱呼、開頭語、結尾語

◆開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x副總”；如果不清楚職務，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別。 ◆開頭結尾最好要有問候語，最簡單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點的開頭結尾語，可向對方道謝或問候，如“感謝您出差期間的關照”、“好久不見，身體可好”等。 俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三．正文

◆寫電子郵件切勿長篇大論，應盡量簡單明了地表達。如果事情確實復雜，正文最好用1、2、3、4列幾個段落進行清晰明確的說明，如有需要可單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。 ◆尊重對方，經常使用“請”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強烈的標點或字眼。 ◆盡量避免拼寫錯誤和錯別字，發送前自行檢查，確認行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息。 ◆合理提示重要信息，可用粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對重要信息進行提示，但不要過多。 ◆對于與技術相關信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述。 總的來說，郵件正文應遵循五大原則：準確、簡潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務辦公的，切勿使用電子郵件對他人或對他人意見進行評論。

四．附件

◆附件文件應按文件內容準確命名。

◆正文中應提示收件人查看附件，并對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。 ◆附件為產品、零件圖像時，應注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對外發放的圖片信息直接代表公司形象。 ◆附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。 ◆如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。 五．結尾簽名

◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對方可以清楚的知道發件人信息，簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多。例如： 六．回復技巧

◆及時回復Email。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”已收悉。我們正在處理，有結果立刻回復”等等。 ◆進行針對性回復。答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然。 ◆不要就同一問題多次反復討論。如果雙方就同一問題的交流回復超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時應采用電話等方式及時交流后再做判斷。 七．其他 ◆郵件轉發

轉發郵件之前，先確認該郵件內容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。如果有需要，還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。 ◆ 抄送（CC）

帶有重要信息需知會的，匯報事件結果的，需要部門主管決策的郵件，都應發送或抄送給主管領導。非特殊情況，應盡量避免越級匯報。

綜上，準確規范的郵件，不僅能反應發件人的業務水平，還可以體現發件人為人處事的態度和風格，對內有助于建立良好的工作關系，對外對對最終達成貿易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應有的規范和格式，遵循郵件的寫作原則。

公文抄送格式篇5

關于“抄送”

1、抄送機關應使用機關的全稱或規范化簡稱，標注位置在主題詞之下抄送欄內，左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

2、公文的抄送是將文件在主送的同時發送給與公文有關需要知曉或遵照執行的單位，抄送單位是公文結構的組成部分。行政機關的公文使用抄送比較頻繁，但由于抄送單位居于公文的文尾，所列單位不屬于文件的主要或直接承辦單位，在辦文過程中往往容易被遺漏或處理不當，影響了文件貫徹執行的效果。為此，公文的抄送問題應給予足夠的重視和恰當的把握。

一、抄送文件的適用范圍

根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定和公文運用中的實際情況，抄送的適用范圍主要有以下幾個方面：

1、在上行文中，有三種情況：一是受雙重或多重領導的機關向上級機關請示，在主送一個機關的情況下，將其他上級機關列為抄送機關；二是因特殊情況越級請示時，應當抄送被越過的上級機關；三是向有關上級機關或領導人報告情況時，可以抄送其他需要了解情況的領導或不相隸屬的機關。

2、在平行文中，依照管理職權范圍函復平級機關審批事項，涉及重要的政策性規定或執行面較廣的，應抄送上級機關，必要時也應抄送相關的平級單位及本系統的所屬機構。如省物價局依職權范圍復函批準省交通廳提出的全省春運客運基準價格，應抄送省物價局的上級包括國家發展改革委、省人民政府，同時抄送給相關的省直單位，如省發展改革委、省經貿委等，并抄送給下級物價部門。

3、在下行文中，有三種情況：一是向下級制發生要行文，應當抄送上級機關、與文件內容有關聯的平級機關；二是向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送該機關的另一上級機關；三是轉發上級文件時，一般應抄送被轉發的上級機關。

4、在聯合發文時，如需抄送，應按照上述原則分別抄送各聯合發文機關對應的上級、平級和下級機關。

二、抄送文件的作用與效力

1、備案作用。下級機關發文抄送上級機關，對下級機關來說，是反映情況、匯報工作，便于上級監督、指導，避免在重要決策上出現差錯；對上級機關來說，便于了解和掌握下級機關的工作情況，統管全局，加強指導，還可作為決策的參考。

2、協調作用。受雙重領導的，抄送非主送的領導機關，便于上級機關明確承辦責任，避免相互推諉，同時也表示對非主送的有關領導機關的尊重；抄送平級機關，有利于與本單位業務相關的單位溝通情況、增進了解、協調工作，避免出臺的政策相互矛盾，或因不通氣而產生誤會，影響文件貫徹落實。

3、告知作用。對發文機關而言，通過抄送形式將需要在有關單位知曉的事項告訴受文方，履行告知義務；對被抄送機關而言，通過接收抄送文件知曉發文的意圖，便于了解情況或配合工作。

4、執行作用。抄送單位同樣是公文的受文機關，現行國家行政機關公文處理辦法第十條、第十三款規定：“抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關”，明確了被抄送單位依照職能職權除享受有知情權外，還具有執行的義務，即當本地出現同樣情況或需要時，也應按抄送文件中的規定執行，而不需就同樣內容報請上級單位批準，抄送文件具有作為執行依據的法律效力。既非主送又非抄送的單位如需執行規定，應依照職能職權請示發文單位確定能否執行文件。如：省物價部門批復某市物價部門同意收取某項費用，則各市如遇到同樣需要，都可按文件規定執行；如只批復一個市，沒有抄送其他市的，其他市須另作請示。又如省物價部門函復解釋或明確某市咨詢的某項政策問題，被抄送的各市物價局都應按同一解釋執行。

三、抄送文件的行文規則

使用抄送除遵守上述第一條列舉的規則外，還應注意以下幾點：

1、切忌亂抄亂送。發文機關要根據公文內容與性質、機關或領導人的職能職權及工作的需要、保密需要來確定抄送名單，少了不利于工作，過多過濫會使受文機關以及發文機關本身不勝負擔。

2、抄報、抄送統一使用“抄送”。新的國家行政機關公文處理辦法，已將過去區分抄報用于上級單位、抄送用于下級單位，改為統一使用抄送。至今仍有一些單位繼續使用抄報，這是不符合現行行政機關公文處理規定的。

3、請示件要慎列抄送單位。一是不宜抄送下級機關；二是確實需要抄送平級單位的，也應嚴加控制抄送范圍，因為上級未批準時，文件的內容尚未確定，還處于內部研究決策階段，故不宜讓信息擴散，否則會使工作被動甚至造成不良后果；三是有的單位為了爭取領導重視，將請示件抄送許多上級領導，這樣將影響上級單位正常的公文流轉。

4、抄送的排列順序。一般按機關性質和隸屬關系掌握，依據國家、省、市級單位層次順排，如確需抄送上級領導的，可先排個人，再排單位。

還 .com 需要指出的是，被抄送機關要妥善處理所收文件。只需知曉而無辦理責任的被抄送機關應將文件送有關領導或業務人員了解文件內容；發現抄送文件有政策問題的，應及時將意見反饋發文機關；與本單位關系密切需要貫徹執行的，應將文件轉入辦文環節，并妥善保管文件以備使用。

公文抄送格式篇6

工作郵件的抄送規范

各位同事：

大家好！

發送及接收郵件是我們平日重要的工作；同時也是我們發布和知會工作信息的重要的途徑；為了讓工作信息準確無誤的傳遞到相應人員和相關領導，做到信息來源對稱、信息傳遞順暢、不重復、無疏漏，提高我們的辦公高效率。

現將我司關于工作郵件的傳遞流程和抄送級別規范如下：工作郵件抄送級別的規范：

A.全體員工:在發送工作郵件時，如主送人是張總，請一律抄送給謝總。

B.行政部、人事部，財務部門員工：在發送工作郵件時，除主送給相關人員外，請一律抄送給謝總及張總。

以上規范請各位員工知悉并執行，感謝大家的配合！

行政部

20__年_月_日

公文抄送格式篇7

國務委員、國務院秘書長王忠禹同志在全國政府系統秘書長辦公廳主任會議上所作題為《認清形勢 服從大局 努力做好新形勢下政府辦公廳工作》的講話中指出：“公文運轉最忌兩大弊端，一是橫傳，二是直送。有些應按正常程序報送國務院的公文，不是走正常渠道通過國務院辦公廳傳遞而是繞過規定程序直接送給領導同志本人或以其他方式報送。這些文件往往沒有按規定征求有關方面意見，沒有按規定進行審核，很容易造成工作被動，甚至出現矛盾?！睘榱烁淖儥M傳、直送現象，必須加強在行文對象方面的規范，要求行文機關根據其隸屬關系、職權范圍及公文的性質、內容，正確選擇主送機關與抄送機關。這是公文能否得到及時處理的關鍵。

（一）關于主送

行文應當根據公文的內容及發文、收文機關的隸屬關系及職權范圍確定主送機關，上行文應當堅持一個主送機關的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文機關之間相互推諉或產生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。確定上行文主送機關的規范是：

1．請示，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。

2．受雙重領導的機關向上級機關行文，應當根據公文內容，即針對具體公務活動的職權歸屬寫明主送機關和抄送機關。

3．除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（二）關于抄送

抄送機關是指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。抄送范圍得當，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

1．應當抄送的情況

（1）除主送機關外，需要執行或知曉公文的其他機關，應列為抄送機關；

（2）向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關；

（3）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一個上級機關；

（4）下級機關因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越過的上級機關；

（5）上級機關越級向下級機關行文時，可以抄送受文機關的直接上級機關。

2．不應當抄送的情況

（1）請示不得抄送其下級機關；

（2）接受抄送公文的機關不必再向其他機關轉抄、轉送；

（3）凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送。

公文抄送格式篇8

電子郵件的禮儀

——讓我們高效地溝通

現狀問題：

1． 主題不明確或缺失或冗長；

2． 未針對事件相關人群發送，不知何時抄送直屬領導； 3． 內容不夠規范，如：稱呼、開頭語、結束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點/主旨不明確； 5． 對外發送的附件圖片雜亂、不規整。

工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實力，直接影響到客戶對公司、同事對自己的評估。所以，我們必須重視日常工作中的商務電子郵件的寫作。結合我們員工在使用電子郵件時存在的上述幾點問題，本文將簡要敘述電郵格式及應遵循的有關原則。

一．標題

◆不要缺失標題，這是最失禮的。

◆一封電郵盡可能只針對一個主題，不在一封電郵內談及多件事情。 ◆要反映郵件內容和重要性，不要使用含糊不清的標題，如 “某某收”。 ◆回復郵件時，可根據內容需要更改標題，不要“RE RE”或者“答復 答復”一大串。 ◆正確地標題寫法，例如“關于xx會議的通知”、 “xx項目預警”等。 標題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡明扼要、意思明確的標題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

二．稱呼、開頭語、結尾語

◆開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x副總”；如果不清楚職務，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別。 ◆開頭結尾最好要有問候語，最簡單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點的開頭結尾語，可向對方道謝或問候，如“感謝您出差期間的關照”、“好久不見，身體可好”等。 俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三．正文

◆寫電子郵件切勿長篇大論，應盡量簡單明了地表達。如果事情確實復雜，正文最好用1、2、3、4列幾個段落進行清晰明確的說明，如有需要可單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。 ◆尊重對方，經常使用“請”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強烈的標點或字眼。 ◆盡量避免拼寫錯誤和錯別字，發送前自行檢查，確認行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息。 ◆合理提示重要信息，可用粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對重要信息進行提示，但不要過多。 ◆對于與技術相關信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述。 總的來說，郵件正文應遵循五大原則：準確、簡潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務辦公的，切勿使用電子郵件對他人或對他人意見進行評論。

四．附件

◆附件文件應按文件內容準確命名。

◆正文中應提示收件人查看附件，并對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。 ◆附件為產品、零件圖像時，應注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對外發放的圖片信息直接代表公司形象。 ◆附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。 ◆如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。 五．結尾簽名

◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對方可以清楚的知道發件人信息，簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多。例如： 六．回復技巧

◆及時回復Email。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”已收悉。我們正在處理，有結果立刻回復”等等。 ◆進行針對性回復。答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然。 ◆不要就同一問題多次反復討論。如果雙方就同一問題的交流回復超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時應采用電話等方式及時交流后再做判斷。 七．其他 ◆郵件轉發

轉發郵件之前，先確認該郵件內容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。如果有需要，還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。 ◆ 抄送（CC）

帶有重要信息需知會的，匯報事件結果的，需要部門主管決策的郵件，都應發送或抄送給主管領導。非特殊情況，應盡量避免越級匯報。

綜上，準確規范的郵件，不僅能反應發件人的業務水平，還可以體現發件人為人處事的態度和風格，對內有助于建立良好的工作關系，對外對對最終達成貿易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應有的規范和格式，遵循郵件的寫作原則。

公文抄送格式篇9

___單位文件

_〔___〕_號（文號民）

關于___的通知

局所屬各單位：

年_月_日

主題詞：____通知

抄送：

___單位辦公室

年_月_日印發

公文抄送格式篇10

工作郵件的抄送規范

各位同事：

大家好！

發送及接收郵件是我們平日重要的工作；同時也是我們發布和知會工作信息的重要的途徑； 為了讓工作信息準確無誤的傳遞到相應人員和相關領導，做到信息來源對稱、信息傳遞順暢、不重復、無疏漏，提高我們的辦公高效率。

現將我司關于工作郵件的傳遞流程和抄送級別規范如下： 工作郵件抄送級別的規范：

A.全體員工:在發送工作郵件時，如主送人是張總，請一律抄送給謝總。

B.行政部、人事部，財務部門員工：在發送工作郵件時，除主送給相關人員外，請一律抄送給謝總及張總。

以上規范請各位員工知悉并執行，感謝大家的配合！

行政部

20xx年x月x日